Инвентаризация в детском саду: доверяй, но проверяй!

В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ) отсутствует перечень условий, при которых должна проводиться инвентаризация. В то же время в п. 3 ст. 11 данного нормативного акта говорится, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, установленного законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

Подобные стандарты на данный момент не разработаны, но есть другие нормативные документы, к которым можно обратиться. Так, в соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания), проведение инвентаризации обязательно:

• При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• Перед составлением годовой отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

• При смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел);

• При установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина России.

Требования к проведению инвентаризации при смене материально ответственных лиц

Если в организации планируется смена материально ответственного лица, необходимо провести инвентаризацию. В противном случае новому работнику, возможно, придется решать проблемы, связанные с недостачами, образовавшимися до него.

Методическими указаниями предусмотрена возможность передачи товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому путем проверки фактического наличия имущества и подписания обоими инвентаризационной описи.

Согласно п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ контроль за движением имущества в организации осуществляет главный бухгалтер. Таким образом, ответственность за то, что при увольнении работника – материально ответственного лица не была проведена инвентаризация, лежит не на этом работнике, а на главном бухгалтере. Это значит, что после увольнения работник не обязан специально приходить к бывшему работодателю, чтобы участвовать в процедурах передачи дел и товарно-материальных ценностей.

Если при проведении инвентаризации была выявлена недостача товарно-материальных ценностей, а работник уже уволился, взыскание причиненного ущерба можно произвести в судебном порядке. Согласно ст. 232 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее – ТК РФ) сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения стороны этого договора от материальной ответственности, предусмотренной ТК РФ или иными федеральными законами.

Типичные ошибки, допускаемые при проведении инвентаризации

Руководителю организации нужно помнить, что результаты инвентаризации не будут приняты во внимание судом, если она была проведена с нарушениями. Это возможно в следующих случаях:

• Отсутствует приказ руководителя о проведении инвентаризации, или он оформлен с нарушениями требований законодательства;

• В состав инвентаризационной комиссии включен работник – проверяемое материально ответственное лицо;

• Использованы инвентаризационные документы, не соответствующие требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ;

• Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации;

• Нарушен порядок заполнения инвентаризационных документов;

• Отсутствуют акты сверок с контрагентами, есть неподписанные контрагентами акты сверок по взаиморасчетам;

• Приходные и расходные документы при невозможности остановки хозяйственной деятельности на время инвентаризации не завизированы представителем комиссии;

• Не закрыт доступ посторонним лицам в помещение, где хранятся инвентаризационные описи во время перерывов в работе комиссии;

• Сопоставление данных бухгалтерского учета проводится с фактическим наличием имущества, а не наоборот.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

В соответствии с п. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Это значит, что если инвентаризация проводилась, например, по состоянию на 1 ноября 2013 г., ее результаты должны быть отражены в отчетности IV квартала 2013 г.

Пункт 5.5 Методических указаний о периоде отражения результатов инвентаризации вступает в противоречие с указанной нормой, а потому не действует. В информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» подчеркнуто, что утвержденные до вступления в силу Закона № 402-ФЗ правила ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности применяются в части, не противоречащей этому закону.

В Законе № 402-ФЗ отсутствуют нормы, касающиеся порядка отражения на счетах возникших в результате инвентаризации излишков и недостач. При этом сохраняет свое действие положение п. 5.1 Методических указаний, согласно которому выявление при инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, его сумма зачисляется на увеличение доходов у организации. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на увеличение расходов у организации.

Особо следует отметить, что, согласно п. 5.2 Методических указаний, в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.)

Источник: Журнал «Справочник руководителя дошкольного учреждения», № 2, февраль 2014

#photo